Memisahkan email dari Inbox ke Folder atau Inbox lain Sesuai Email Account

Pada posting sebelumnya saya sudah membahas bagaimana memisahkan email yang masuk sesuai dengan email account masing-masing kedalam Personal Folder berbeda atau inbox berbeda. Kali ini saya akan membahas bagaimana memisahkan email yang ditujukan ke beberapa email account yang sudah terlanjur tercampur dalam satu inbox ke dalam folder lain atau personal folder lain yang sudah dibuat sesuai posting saya sebelumnya, jika belum ada baca link diatas.

Untuk memisahkan email ke dalam folder lain atau Personal Folder lain itu kita akan menggunakan feature "Rules and Alert" bawaan Microsoft Outlook. Untuk bisa menggunakan feature ini dibutuhkan beberapa parameter yang akan digunakan sebagai filter untuk membedakan email mana yang akan dialihkan ke folder lain. Dalam kasus kali ini kita akan memisahkan email dalam inbox sesuai dengan email account. Anggap saja saya memiliki dua account email yaitu yusman@yahoo.co.id dan yusman@gmail.co.id. Saya akan memisahkan email yang ada di inbox ke dalam folder sesuai dengan email account tersebut. Langsung saja kita bahas langkah-langkahnya

1. Buka Microsoft Outlook lalu Klik Tools, dan pilih Rules and Alerts
2. Klik New Rule, akan muncul tampilan baru dengan beberapa opsi. Karena kita akan memisahkan email yang ditujukan ke email tertentu untuk dipisahkan ke folder tertentu, maka kita pilih Move messages sent to a distribution list to a folder.
3. Klik people or distribution list pada bagian bawah menu tersebut, tulisan yang berwarna biru dan bergaris bawah.
   
4. Akan muncul menu baru, isi bagian paling bawah disamping tulisan to -> dengan alamat email kita, misal yusman@yahoo.co.id, lalu pilih OK. Menu akan tertutup dan email kita muncul di menu bagian bawah. 
5. Selanjutnya klik specified di bawah opsi tadi. Pilih Folder dimana email yang ditujukan ke Yusman@yahoo.co.id (email account), bisa folder dalam satu personal folder atau folder dalam personal folder lain atau inbox yang lain yang sudah dibuat.
   
6. Folder yang kita pilih akan muncul dibawah alamat email kita. lalu klik next sampai pada bagian Finish rule setup (sekitar 4 kali next). Beri tanda centang pada Run this rule now on messages already in "Inbox" lalu klik Finish dan OK. 
   
7. Proses filtering email akan langsung dijalankan dan email akan segera terbagi ke folder lain, sesuai kriteria yang kita set
8. Lakukan proses diatas untuk email account yang lain

Selamat mencoba.

Read More

Memisahkan email masuk kedalam Inbox terpisah untuk masing-masing email account

Tulisan ini ditujukan untuk mereka yang mempunyai email account lebih dari satu dan ingin menggunakan Microsoft Outlook untuk mengakses email tersebut. Permasalahan yang biasa dihadapi ketika kita seseorang memasukan lebih dari email account kedalam satu outlook adalah bercampurnya email tersebut dalam satu inbox / Personal Folders. Hal ini sering membuat bingung pengguna email dan ingin memisahkan email tersebut ke tempat berbeda, baik dalam bentuk folder atau inbox lain agar mudah dalam memeriksa email.

Microsoft Outlook khususnya versi Microsoft Outlook 2007 ke atas sudah menyediakan solusi untuk memisahkan email kedalam folder lain atau inbox lain sesuai dengan email account yang digunakan. Saya akan membagi tips memisahkan email ini untuk dua pengguna berbeda yaitu pengguna yang baru akan melakukan setting email di outlook dan yang  sudah terlanjur memiliki inbox yang tercampur dari beberapa account email

Untuk Pengguna Outlook yang akan memasukan beberapa email account:

1. Setting email account, saya asumsikan pembaca sudah bisa melakukan setting email account
2. Pilih email account yang akan dipisahkan dan klik "Change Folder" di bagian bawah menu.
   
3. Akan muncul menu seperti di atas dan pilih “New Outlook Data File”, lalu buat Personal Folder baru di tempat baru, saya sarankan buatlah Personal Folder di drive selain C:\ untuk menghindari hilang email jika terjadi crash windows yang mengharuskan windows diformat.
   
4. Gantilah nama Personal Folder pada space yang disorot pada gambar diatas untuk pembeda antara account yang satu dengan yang lain. Misal Gmail atau Yahoo.
5. Pilih Ok, sampai tahap ini email account sudah memiliki Personal Folder sendiri sesuai email account masing-masing. Hasilnya bisa dilihat dari keterangan di sebelah tombol “Change Folder” di bagian bawah menu, seperti di bawah ini:
   
6. Untuk membuang Personal Folder yang tidak kita perlukan, kita bisa klik tab “Data Files” yang akan menampilkan daftar Personal Folder yang ada pada Outlook dan tinggal pilih Personal Folder yang dimaksud lalu klik “X Remove”. Proses ini tidak akan menghapus file Personal Folder di tempat asalnya, hanya menghilangkan dari tampilan Outlook.
7. Lakukan proses 1 sampai 5 untuk email account yang lain

Untuk Pengguna yang sudah terlanjur mencampurkan emailnya dalam satu inbox akan dibahas dalam posting berikutnya.

Semoga bermanfaat :), saran dan koreksi sangat diharapkan, Terima Kasih

Read More

Mencegah Virus masuk dari Flashdisk

Ada banyak sekali jalan untuk virus bisa masuk dalam komputer kita, salah satunya dari flashdisk. Virus akan masuk saat dirinya dijalankan baik secara otomatis (autorun) ataupun menunggu untuk kita jalankan. Lah siapa juga yang mau komputernya kena virus? pastinya jarang sekali orang yang iseng menginfeksi komputernya dengan virus. Ini terjadi karena kita secara tidak sadar mengakses virus tersebut sehingga virus tersebut aktif dengan kata lain kita sendiri lah yang menyebarkan virus dari flashdisk kedalam komputer kita.

Kok bisa? saya kan cuma buka file yang saya butuh. Disitulah masalahnya, kita tidak tahu apakah file yang kita akses itu telah disusupi virus apa tidak. Ada dua cara untuk mencegah virus masuk karena kita "tertipu" oleh virus.

Cara pertama yaitu dengan membiasakan diri untuk membuka Windows Explorer (My Documents, My Computer) dengan pilihan "View Detail". Dengan view detail kita dapat melihat informasi tentang file dan folder yang ada pada flashdisk kita, dari mulai ukuran file, tanggal terakhir diedit, dan yang paling penting dalam mencegah virus masuk dari flashdisk ini adalah kolom "Type". 

Pada kolom Type ini akan dicantumkan jenis dari data dalam flashdisk kita, misal file office (Microsoft Office......), Audio (MP3 file), video (MPEG4 file, Video file dll), Folder (folder), Program (application) dan lain-lain. Informasi inilah yang kita gunakan untuk mengidentifikasi virus. Jika kita melihat file/folder dengan nama yang sudah kita buat tetapi disebutkan type nya "application" maka dapat dipastikan bahwa file/folder tersebut mengandung virus. Application seharusnya hanya dimiliki oleh program dan bukan yang lainnya. Jangan pernah penasaran untuk membuka file/folder tersebut, anda hanya akan menginfeksi komputer sendiri. Segera lakukan scan pada flashdisk. Khusus untuk data berupa file ada satu cara yang dapat dicoba saat darurat jika kita butuh file tersebut sesegera mungkin sementara tidak ada antivirus yaitu dengan mengganti extension dari file tersebut kembali menjadi seharusnya. gimana caranya? jawabannya berhubungan dengan cara mengurangi resiko virus yang kedua.

Cara kedua untuk mecegah virus masuk adalah dengan memunculkan extension file yang secara default disembunyikan oleh windows. Extension adalah identitas yang menunjukan type file, misal file word (Doc, Docx), Excel (Xls, Xlsx), Prensetasi (Ppt, Pptx), gambar (Jpeg, gif, bmp dll). Berikut adalah cara memunculkan extension file:

• Setting pada windows XP:
• Buka My Computer lalu klik "Tools", selanjutnya pilih "Folder Options"
• Setelah muncul windows baru, cari tab "View".
• Cari "Hide extension for known file types" dan hilangkan tanda "check" darinya
• Apply dan OK

• Setting pada Windows7
• Buka My Computer lalu klik "Organize", selanjutnya pilih "Folder and search Options"
• Setelah muncul windows baru, cari tab "View".
• Cari "Hide extension for known file types" dan hilangkan tanda "check" darinya
• Apply dan Ok

Setelah melakukan langkah diatas, silakan lihat kembali windows explorer dan anda akan melihat nama file kita diikuti oleh (.)dan (extension). Misal file word Skripsi.doc, excel laporan.xls, program setup.exe. Data yang telah disusupi virus biasanya extensionnya akan berubah menjadi .exe. Jadi jika kita melihat data kita menjadi memiliki extension .exe dan file type application, maka data kita dipastikan sudah disusupi virus. Dengan mengetahui extension ini kita masih bisa membuka file yang terinfeksi itu dengan cara mengganti extensionnya menjadi yang seharusnya (doc, docx, xls, xlsx dll). Dengan cara itu kita mencegah virus masuk tapi masih dapat mengakses file kita tanpa mengaktifkan virus. Cara ini dilakukan kalau keadaan darurat saja seperti sidang atau presentasi. jangan merubah extension file sembarangan karena dapat membuat file tersebut jadi tidak dapat diakses, hanya rubah sesuai jenis file itu seharusnya. bagaimana cara merubah extension file? mudah cukup rename dan ganti extension.

Begitulah kira-kira, semoga bermanfaat :)

PS: harap bantu klik salah satu iklan, satu klik anda adalah sangat berarti, terima kasih sebelumnya :)

Read More

IMAP atau POP3?

Bagi yang pernah melakukan setting email baik di smartphone maupun di komputer mungkin ada yang pernah kebingungan saat dihadapkan pada kolom tertentu dimana kita diharuskan memilih IMAP atau POP3. Lalu pilih yang apa? IMAP atau POP3?

Secara sederhana, IMAP adalah layanan email dimana email secara default akan berada di email server meskipun kita mengakses email menggunakan outlook. Kapanpun dan dimanapun (selama email server tidak bermasalah) kita mengakses email maka semua email akan tetap ada. Contoh sederhananya ada email gratis seperti GMAIL, YAHOO MAIL dan lain-lain. Tentu saja ini yang kita inginkan, dapat membaca email dengan bebas. Tetapi saat dihadapkan dengan email perusahaan yang memiliki kapasitas email server yang kecil, hal ini akan menjadi masalah, karena dengan bertumpuknya email di server maka server penuh dan email baru tidak dapat masuk alias "Bouncing" atau biasa kita bilang "mental". Lalu ada masalah kedua yaitu akses internet kita harus senantiasa tersedia saat akan membuka email, jika tidak maka kita tidak dapat membuka email walaupun dari outlook, karena kita harus senantiasa terhubung dengan email server. Jadi layanan IMAP tidak cocok untuk mereka yang memiliki kapasitas email server yang kecil dan koneksi internet yang kurang memadai.

Bagaimana dengan POP3? Layanan email ini akan secara otomatis mendownload email dari email server ke aplikasi email yang kita gunakan, misal outlook. Setelah email masuk inbox, email akan tetap dapat kita lihat walaupun disaat kita tidak memiliki koneksi internet. Selain itu secara otomatis email di mailbox kita akan terhapus, sehingga jika kita mengakses mailbox kita dari web (webmail) kita hanya akan menemukan email yang baru masuk saja, yang belum terdownload ke outloook. Dengan begini secara default POP3 ini akan menjaga kapasitas email server tetap terjaga, email baru akan dapat masuk tanpa bouncing terkecuali jika satu email besarnya melebihi jatah kuota email. Tetapi jika kita menginginkan email tetap ada di server, kita bisa mengaktifkan fungsi "leave message" pada aplikasi email kita. Mungkin POP3 kurang flexible bagi mereka yang benar-benar mobile, yang memerlukan akses email kapan saja, dimana saja melalui apapun perangkat apapun (smartphone, tablet, laptop, pc), tetapi hal ini bermanfaat bagi perusahaan yang memiliki kapasitas mailbox yang kecil dan internet yang pas-pasan.

Jadi mau pilih apa? IMAP atau POP3? Silakan tentukan sendiri, tentu saja dengan mempertimbangkan situasi sarana prasarana yang ada. Semoga tulisan iseng-iseng ini bermanfaat. Oya jika ada yang salah, saya sangat terbuka dengan masukan dan silakan dikoreksi :).


PS: harap bantu klik salah satu iklan, satu klik anda adalah sangat berarti, terima kasih sebelumnya :)

Read More